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Bausoftware Kalkulation, Planung und Abrechnung – BauSuite zeigt in drei kurzen Videos, wie kleine auftragsbasierte Betriebe aus Bau, Elektro, Kfz, GaLaBau und Montage ihre Kalkulation, Baustellenplanung und Rechnungsstellung in einem System bündeln. Im Mittelpunkt steht die Lernende Datenbank: Sie vergleicht kalkulierte Soll-Werte mit echten Rückmeldungen von der Baustelle und warnt vor dem Auftragsstart, wenn die Marge kippt. Die Gesamtübersicht zeigt den Weg von der Kalkulation bis zur Rechnung, Finanz-Control das Mahnwesen mit Ampelstatus.

Bausoftware Kalkulation im Video erleben

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BauSuite in Aktion: Bausoftware fuer Kalkulation, Planung und Abrechnung

Drei kurze Videos zeigen, wie BauSuite Angebot, Baustelle und Rechnung verbindet – und wie die Kalkulation mit jedem Auftrag genauer wird.

Wichtigstes Video

Lernende Datenbank: Kalkulation, die mit jedem Auftrag genauer wird

Jede Rueckmeldung von der Baustelle macht die naechste Kalkulation besser. Die Lernende Datenbank vergleicht Soll und Ist, erkennt zu knapp gerechnete Stunden, teurer gewordenes Material und unterschaetzte Erschwernisse – und warnt vor dem Auftragsstart, wenn die Marge kippt. Vorschlaege, nie Zwang: Uebernommen wird nur, was bestaetigt wird.

  • Soll/Ist aus echten Baustellen-Rueckmeldungen
  • Margen-Warnung vor dem Auftragsstart
  • Smart-Return: Ersparnis in Euro nachweisbar
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Smart-Return: der Euro-Nachweis

Ganz oben zeigt das Smart-Return-Widget, was die Datenbank dem Betrieb bisher konkret gebracht hat: die Summe aller Ersparnisse durch uebernommene Empfehlungen – nichts wird geschaetzt oder automatisch gutgeschrieben. Dazu der Wissensstand der Datenbank (abgeschlossene Auftraege, erfasste Arbeitsstunden, Materialbuchungen, erkannte Abweichungsmuster) und die Tagessicht mit offenen Forderungen, erwartetem Zahlungseingang und Rohertrag-Prognose der laufenden Auftraege.

BauSuite-Alerts melden sich, sobald etwas zutrifft – zum Beispiel Baustellen unter der Soll-Marge von 5 % oder ein Material, das im Lager dauerhaft teurer eingekauft wird als in der Kalkulation hinterlegt.

Smart Decision: Welche Auftraege lohnen sich?

Der Entscheidungs-Radar stellt Angebot und echte Ist-Kosten gegenueber und sortiert Auftraege farblich nach Gewinn und Verlust. So wird sichtbar, welche Art von Auftraegen Geld bringt und welche nur Umsatz.

Mitarbeiter-Performance: Effizienz statt Bauchgefuehl

  • Effizienz-Matrix: je Taetigkeit kalkulierte Soll-Stunden gegen den tatsaechlichen Ist-Schnitt, inklusive bestem Mitarbeiter und Abweichung in Prozent. Die Ampel springt auf Rot ab 15 % ueber Kalkulation.
  • Prognose-Feld: liefert zu einer Taetigkeit (optional fuer einen bestimmten Mitarbeiter) die Schnittzeit aus vergangenen, erledigten Aufgaben – ideal fuer die Einsatzplanung aehnlicher Arbeiten.
  • Vertraulich: kein oeffentliches Ranking, sondern ein sachlicher Effizienz-Index nur fuer die Geschaeftsfuehrung. Mitarbeiter haben keinen Zugriff.

Pruefung gegen die Datenbank vor jedem Auftrag

Ein neu angelegter Auftrag startet in der Sichtpruefung. Erst nach „Pruefung gegen Datenbank“ laesst er sich in die Planung uebertragen. BauSuite vergleicht die Kalkulation mit aehnlichen, bereits abgeschlossenen Auftraegen und zeigt einen Margenvorschlag samt moeglicher Ersparnis – etwa Miete statt eigener Maschine. Gibt es noch keine Referenzwerte, weist BauSuite darauf hin und laesst den Auftrag trotzdem weiterlaufen. Teilaufgaben mit 0 EUR werden hart blockiert.

Hinweis-Dialog beim Projektstart

Wird ein Auftrag auf „aktiv“ gesetzt, prueft BauSuite im Hintergrund, ob sich ein Hinweis lohnt – nur wenn mindestens zwei historische Vergleichsprojekte vorliegen und einer von zwei Faellen zutrifft:

  • Gefahren-Trigger: die Marge faellt unter 5 %, zum Beispiel wegen einer erkannten Material-Preissteigerung.
  • Optimierungs-Trigger: ein anderer Ausfuehrungsweg (Mietgeraet statt Eigengeraet oder umgekehrt) spart mindestens 100 EUR.

Drei Wege stehen offen: zur Detailrechnung in der Lernenden Datenbank, Empfehlung uebernehmen und starten oder trotzdem wie kalkuliert starten.

Multi-Statik-Zentrum: fuenf Saeulen, eine Suche

  1. Trend-Graph: Vor- gegen Nachkalkulation ueber alle abgeschlossenen Projekte. Gruen 0-5 % Abweichung, Orange 5-10 %, Rot ueber 10 %; ein gleitender Schnitt der letzten drei Projekte zeigt, ob der Betrieb nachweislich genauer kalkuliert.
  2. Erschwernis-Analyse: findet zu niedrig angesetzte Faktoren (etwa Altbau: 10 % auf 21 % anheben) und bietet die Uebernahme in die Stammdaten an.
  3. Taetigkeits-Marge: Ranking aller Taetigkeiten nach tatsaechlicher Euro-Wirkung, mit dem schnellsten Mitarbeiter je Taetigkeit.
  4. Kostenstruktur: Mensch, Maschine und Material im Ueberblick – Soll- gegen Ist-Stunden, Eigengeraet (AfA) gegen Miete, Kalkulationspreis gegen aktuelle Einkaufspreise.
  5. Margen-Plus / Smart Return: der ROI-Nachweis als wachsende Liste bestaetigter Entscheidungen mit Datum, Quelle und laufender Summe.

Die Sprungsuche oben fuehrt bei Begriffen wie „Marge“, „Material“, „Altbau“ oder einer Auftragsnummer direkt zur passenden Saeule.

Lernende Feedbackschleife und Leistungswert-Vorschlag

  • Material-Einkaufspreise: wird ein Material ueber mehr als drei Projekte dauerhaft teurer eingekauft als hinterlegt, erscheint ein Preisvorschlag.
  • Erschwernis-Faktoren: laeuft eine Taetigkeit trotz Aufschlag wiederholt laenger, schlaegt BauSuite einen hoeheren Prozentsatz vor. Wiederkehrende Freitext-Gruende lassen sich als dauerhafter Faktor uebernehmen.
  • Stunden aus Menge (Maschine): aus Menge und Leistung pro Stunde – oder dem Durchschnitt frueherer Auftraege mit derselben Maschine – schlaegt BauSuite die Betriebsstunden vor. Auftraege mit Erschwernis-Zuschlag fliessen bewusst nicht in den Referenzwert ein.

Das Prinzip: anzeigen, nicht erzwingen

Jeder Vorschlag ist ein ausgegrauter Hinweis. Kein Wert wird ohne bewussten Klick uebernommen, und jeder uebernommene Wert bleibt danach frei ueberschreibbar. Je mehr auf der Baustelle zurueckgemeldet wird, desto genauer wird die naechste Kalkulation.

Einstieg

BauSuite Gesamtuebersicht: von der Kalkulation bis zur Rechnung in einem System

Ein Auftrag, eine Nummer – von der Kalkulation ueber Planung und Baustelle bis zur Abrechnung. Die Gesamtuebersicht zeigt, wie Buero, Chef-Handyansicht, Mitarbeiter-App, Lager, Finanzen und Kundenmanagement auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenspielen.

  • Eine Auftragsnummer fuer alles
  • Mitarbeiter-App, auch offline
  • Kalkulation, Lager, Finanzen und Kunden vernetzt
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Ein Auftrag, eine Nummer, eine Datenbasis

Ein Auftrag ist gleichzeitig das Epic in der Planung, das Projekt in der Kalkulation und die Zeile in Finanz-Control – verbunden ueber die Auftragsnummer (A-2026-XXX). Nichts muss doppelt erfasst werden. „Planen“ und „Kalkulieren“ laufen im Buero nebeneinander in einem Fenster.

Die Bereiche im Ueberblick

  • Buero – Planen & Kalkulieren: Kanban-Board, Kalender (Woche/Sprint/Monat) und Projektplan als Balkendiagramm (Gantt) mit Verknuepfungen zwischen Aufgaben. Dazu BauKalk: Mensch, Maschine und Material je Teilbereich bis zur Angebotssumme, mit Gemeinkosten-, Wagnis- und Gewinn-Aufschlag.
  • Chef-Uebersicht (Handy): Auftragswert, offene und ueberfaellige Aufgaben, Ist/Soll-Fortschritt, Material-Alerts, schnelle Notizen und Kommentare direkt am Auftrag.
  • Mitarbeiter-App: eigene Tagesaufgaben, Status, geleistete Stunden, Foto zum Ticket per Handy-Kamera und Materialverbrauch buchen. Installierbar wie eine App und offline-faehig – Rueckmeldungen werden ohne Netz gepuffert und spaeter automatisch uebertragen.
  • Lager & Material: Bestaende, Wareneingang, Mindestbestand mit roter Warnung und Nachbestell-Link; kalkulierte Mengen werden beim Auftragsstart automatisch abgebucht.
  • Lernende Datenbank: Soll/Ist aus echten Rueckmeldungen fuer genauere Kalkulationen.
  • Statistik: Umsatz, Kosten und Gewinn nach Monat, Quartal oder Jahr, aufgeschluesselt nach Mensch, Maschine und Material.
  • Finanz-Control: Rechnungen, Zahlungseingaenge, Mahnwesen und Steuerrechner.
  • Kundenmanagement: Kunden-Stammblatt, Mail-Ampel, Vorlagen und Mahnwesen-Automatik.
  • Personalmanagement: Mitarbeiterkartei mit Qualifikationen, Urlaubs- und Abwesenheitsfreigabe, Stechuhr und Personal-Controlling – als Kapazitaetsplanung, kein Lohnabrechnungsprogramm.

Drei Ebenen, ueberall gleiche Farben

Jeder Auftrag gliedert sich in Hauptauftrag (Lila), Teilaufgabe bzw. Gewerk (Blau) und optional Unteraufgabe (Gelb). Farbe und Einrueckung sind in Board, Chef-Uebersicht und Mitarbeiter-Ansicht identisch. Ein gefuehrter Assistent in BauKalk fuehrt Schritt fuer Schritt durch den Aufbau eines neuen Auftrags.

Kommunikation zwischen Buero und Baustelle

  • Glocke: zeigt Aenderungen der jeweils anderen Seite (Status, Termin, Material, Notizen). Ein Kommentar fuehrt direkt zur passenden Aufgabe.
  • Kommentarverlauf am Ticket, wie man es aus Ticket-Systemen kennt – sichtbar fuer Buero und Baustelle.
  • Tagesabschluss-Erinnerung: ab einer einstellbaren Uhrzeit (Standard 16:00 Uhr) meldet die Glocke fehlende Rueckmeldungen; das Buero sieht alle offenen Punkte und kann direkt korrigieren.

Automatische Berichte, Suche und Archiv

  • Bei jedem relevanten Statuswechsel entstehen Status- und Kundenberichte sowie zum Auftragsabschluss Nachkalkulation und Gesamtzusammenfassung – als Datei, zum Pruefen und Versenden von Hand.
  • Die globale Suche findet Auftraege, Aufgaben, Material, Zahlungen und Archiv-Eintraege gleichzeitig.
  • Loeschen heisst archivieren: geloeschte Auftraege lassen sich mit Probelauf-Vorschau reaktivieren oder auf eine andere Installation uebertragen.
  • Alle Listen lassen sich als CSV exportieren und in Excel oeffnen.

Zugriff

Zwei Rollen mit getrenntem Zugang: Chef/Admin sieht alle Bereiche, Mitarbeiter nur die eigene Handy-Ansicht. Kalkulatorische Saetze, Kostensaetze und Performance-Werte sieht ausschliesslich der Chef.

Geld im Blick

Finanz-Control: Rechnungen, Zahlungen und Mahnwesen mit Ampel

Wer hat bezahlt, was ist faellig, was wird gemahnt? Finanz-Control zeigt es pro Auftrag mit Ampelstatus, fuehrt Zahlungen, erzeugt Mahnstufen und rechnet aus dem Umsatz, was privat frei bleibt und was in der Firma. Inkasso passiert nie automatisch – die Entscheidung bleibt beim Chef.

  • Ampel: bezahlt, faellig, gemahnt, Inkasso
  • Mahnwesen in drei Stufen
  • Chef-Netto- und 12-Monats-Prognose
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Ein Bildschirm fuer Rechnung, Zahlung und Mahnung

Finanz-Control zeigt jeden Auftrag mit Soll-Betrag, Zahlungsstand und Ampelstatus. Kennzahlen oben: Auftraege gesamt, Soll gesamt, Bezahlt gesamt, Offen gesamt, Ueberfaellig, In Inkasso und die Differenz zwischen Vor- und Nachkalkulation. Ein Auftrag erscheint, sobald eine Vorkalkulation existiert – Abschlagszahlungen lassen sich also von Anfang an erfassen.

Rechnungsbasis: welcher Betrag gilt?

  • Nachkalkulation (Standard): bis zum Abschluss gilt die Vorkalkulation; sobald alle Aufgaben erledigt sind, erzeugt BauSuite automatisch die Nachkalkulation und der Soll-Betrag wechselt dorthin.
  • Vorkalkulation: bleibt fest beim Angebotswert.
  • Manuelle Einigung: frei eintragbarer Betrag, etwa nach einer Nachverhandlung mit dem Kunden.

Ampel und Faelligkeit

Mit Rechnungsdatum und Rechnungsart (Abschlag oder Schluss) berechnet BauSuite die Faelligkeit. Voreingestellt sind 21 Tage fuer Abschlagsrechnungen und 30 Tage fuer Schlussrechnungen – beides einstellbar. Die Ampel zeigt auf einen Blick: Gruen = bezahlt, Gelb = offen/faellig, Orange = Mahnstufe 1-3, Rot = Inkasso.

Zahlungshistorie

Zahlungen werden mit Datum, Betrag und Referenz erfasst. Bezahlt-Betrag, offener Betrag und Ampel aktualisieren sich sofort.

Mahnwesen in drei Stufen

  • Stufe 1 Erinnerung nach 7 Tagen, Stufe 2 Mahnung 1 nach 14 Tagen, Stufe 3 Mahnung 2 mit Ankuendigung des Inkassos nach 21 Tagen ueberfaellig – alle Fristen einstellbar.
  • Inkasso passiert nie automatisch. Die Uebergabe bleibt eine bewusste Entscheidung des Chefs per Klick.
  • Die Mahnwesen-Automatik im Kundenmanagement prueft stuendlich auf neu erreichte Stufen und erzeugt je Stufe genau einmal ein Schreiben aus der passenden Vorlage. Im Auslieferungszustand landet alles als Entwurf im Mail-Journal; echter Versand wird erst nach bewusstem Einschalten mit Sicherheitsabfrage aktiv.

Finanzstatus: Was kommt diesen und naechsten Monat rein?

Kacheln zeigen offene Forderungen, den erwarteten Zahlungseingang fuer diesen und den naechsten Monat, die tatsaechlich erhaltenen Zahlungen im laufenden Monat und eine Chip-Leiste mit dem Mahnstatus (Faellig / Erinnerung / Mahnung 1 / Mahnung 2).

Steuerrechner und Chef-Netto-Prognose

Aus dem Netto-Umsatz rechnet BauSuite: Umsatz minus Betriebsausgaben/Abschreibungen = Gewinn vor Steuer, davon Steuern und Abgaben = Reingewinn („Chef-Netto“) – also das Geld, das privat frei zur Verfuegung steht. Der Rest bleibt in der Firma. Einkommensteuer, Kranken-/Versorgungswerk, USt-Ruecklage und monatliche Betriebsausgaben pflegt der Chef selbst als Richtwerte. Eine 12-Monats-Prognose zeigt zusaetzlich die kumulierte Firmenruecklage. Das ist eine Orientierung, keine Buchhaltung und keine Steuerberatung.

Nachkalkulation und Export

  • Die Nachkalkulation laesst sich jederzeit neu erzeugen, etwa wenn nach dem Abschluss noch Ist-Stunden nachgetragen wurden.
  • Export als CSV fuer Auftraege und Zahlungen, direkt in Excel lesbar (Semikolon-getrennt, Umlaute korrekt).
  • Die globale Suche findet Auftraege, Zahlungen und Archiv-Eintraege in Sekunden.

BauSuite im eigenen Betrieb testen

BauSuite ist in der Pilotphase. Wer mitmachen moechte, meldet sich einfach – gemeinsam wird geprueft, ob es zum Betrieb passt.

Pilotbetrieb werden

Haeufige Fragen zu BauSuite

Was zeigen die BauSuite-Videos?

Die drei Videos zeigen BauSuite live: die Gesamtuebersicht von Kalkulation ueber Planung und Baustelle bis zur Abrechnung, die Lernende Datenbank fuer genauere Kalkulationen und Finanz-Control fuer Rechnungen, Zahlungen und Mahnwesen.

Was ist die Lernende Datenbank in BauSuite?

Sie vergleicht kalkulierte Soll-Werte mit den tatsaechlichen Rueckmeldungen von der Baustelle und schlaegt daraus Verbesserungen vor – etwa Margenwarnungen vor dem Auftragsstart, hoehere Erschwernis-Aufschlaege oder angepasste Materialpreise. Vorschlaege werden nie automatisch uebernommen.

Wie funktioniert das Mahnwesen in BauSuite?

BauSuite arbeitet mit drei Stufen: Erinnerung, Mahnung 1 und Mahnung 2, standardmaessig nach 7, 14 und 21 Tagen ueberfaellig (einstellbar). Schreiben entstehen zunaechst als Entwurf; Inkasso wird nie automatisch ausgeloest, sondern bewusst vom Chef gesetzt.

Fuer welche Betriebe ist BauSuite gedacht?

BauSuite richtet sich an kleine auftragsbasierte Betriebe, zum Beispiel aus Bau, Elektro, Kfz, GaLaBau und Montage, die Kalkulation, Planung, Baustelle und Abrechnung in einem System buendeln wollen.

Ersetzt der Steuerrechner in Finanz-Control den Steuerberater?

Nein. Der Steuerrechner und die Chef-Netto-Prognose sind eine Orientierung auf Basis selbst gepflegter Richtwerte – keine Buchhaltung und keine Steuerberatung.

Kann ich BauSuite ausprobieren?

BauSuite befindet sich in der Pilotphase. Betriebe, die mitmachen moechten, koennen sich ueber das Kontaktformular melden.