Personalplanung im Handwerk: Excel war gestern

Freitagnachmittag, 16:30 Uhr. Nächste Woche starten drei Baustellen, zwei Mitarbeiter haben Urlaub eingereicht, einer ist krank gemeldet, und du sitzt vor einer Excel-Tabelle mit sieben Reitern, von denen zwei garantiert nicht mehr aktuell sind. Kommt dir bekannt vor? Dann bist du mit deiner Personalplanung im Handwerk in bester Gesellschaft – und genau das ist das Problem.

Warum Personalplanung im Handwerk gerade so oft aus dem Ruder läuft

Es ist nicht nur gefühlt schlimmer geworden. Die Zahlen dahinter sind ziemlich eindeutig.

Fachkräfte fehlen – seit Jahren, nicht nur gerade eben. Laut aktuellen Auswertungen des Instituts der deutschen Wirtschaft blieben 2025 rechnerisch knapp 100.000 offene Stellen in Handwerksberufen unbesetzt, weil es schlicht keine passenden Bewerber gab. In 59 von 115 Handwerksberufen gibt es einen Engpass, in 35 davon schon seit mindestens zehn Jahren. Besonders hart trifft es das Bauhandwerk: Stellen im Aus- und Trockenbau waren zuletzt im Schnitt 300 Tage unbesetzt, im SHK-Bereich 295 Tage, im Hochbau 281 Tage. Heißt: Jeder Mitarbeiter, den du hast, ist wertvoller als noch vor fünf Jahren – und jeder Tag, an dem er falsch eingeplant ist oder eine Kolonne wegen einer verpassten Krankmeldung halb leer auf der Baustelle steht, tut richtig weh.

Und dann kommt noch der Verwaltungsaufwand oben drauf. Eine Studie der Handwerkskammer Dresden mit der FH des Mittelstands hat bei Metallbaubetrieben mit 5 bis 15 Mitarbeitern nachgezählt: Im Schnitt gehen 596 Arbeitsstunden pro Jahr für Bürokratiepflichten drauf – umgerechnet 75 Arbeitstage, fast ein Drittel der gesamten Arbeitszeit, mit Zusatzkosten von rund 22.000 € jährlich. Eine Sonderumfrage der Handwerkskammer Dortmund zeigt ein ähnliches Bild: Jeder zweite Betrieb verbringt mehr als fünf Stunden pro Woche zusätzlich mit reiner Verwaltung, 61 % sagen, dadurch bleibe weniger Zeit für die eigentlichen Aufträge – und 17 % verzichten sogar bewusst auf neue Mitarbeiter, weil der Verwaltungsaufwand dann noch weiter steigen würde.

Das ist der Kern des Problems bei der klassischen Personalplanung im Handwerk: Excel-Listen, WhatsApp-Nachrichten und Zettel auf dem Armaturenbrett skalieren nicht. Wer hat Urlaub genehmigt bekommen, wer ist krank, wer hat wie viele Überstunden, welcher Kostensatz gilt eigentlich für den Polier – all das liegt an fünf verschiedenen Stellen, und keine davon spricht mit der Kalkulation.

Wie es aussieht, wenn Personalplanung im Handwerk richtig läuft

Richtig gemacht heißt: eine Datenbasis, keine Zettelwirtschaft. Der Chef sieht auf einen Blick, wer heute wo eingeplant ist, wer Urlaub hat und wessen Zeitkonto aus dem Ruder läuft. Der Mitarbeiter stempelt sich selbst ein und aus, beantragt Urlaub direkt über sein Handy, und der Chef muss nicht mehr rekonstruieren, wer wann was gesagt hat. Und – das vergessen viele Tools – die Stundensätze aus der Personalverwaltung landen automatisch in der Kalkulation, statt doppelt gepflegt zu werden.

Genau dafür haben wir den Personalmanagement-Bereich in BauSuite gebaut.

Was das Personalmanagement in BauSuite konkret kann

BauSuite ist unsere Software für auftragsbasierte Betriebe – Bau, SHK, Elektro, GaLaBau, Montage – und der Personalbereich ist einer von neun Bereichen, die alle auf derselben Datenbasis laufen. Kein Extra-Login, kein Excel-Export, kein Zwischenspeichern.

Mitarbeiterkartei mit echten Qualifikationen. Jeder Mitarbeiter bekommt einen Datensatz mit Qualifikationsgruppe (Meister/Polier, Facharbeiter, Hilfsarbeiter, Azubi), Team, Anstellungsart, Geräteschein-Tags mit Ablaufdatum und ausgehändigter Ausrüstung. Wer läuft demnächst der Staplerschein ab? Steht sofort in der Liste, statt erst aufzufallen, wenn’s zu spät ist.

Urlaub & Abwesenheiten ohne Rückfragen. Urlaubsanträge kommen aus der Mitarbeiter-App direkt in die Inbox des Chefs und werden mit einem Klick genehmigt – vorher sind sie rein informativ, keine versehentliche Zusage mehr. Krankheit, Kurzarbeit, Elternzeit, Schulung: alles läuft über dieselbe Kalender-Matrix, und jede genehmigte Abwesenheit markiert die Person automatisch rot in der Einsatzplanung.

Zeiterfassung, die sich von selbst korrigiert. Kommen, Gehen, Pause – der Mitarbeiter stempelt selbst, im Reiter „Urlaub & Zeit“. Bei mehr als sechs Stunden Anwesenheit zieht das System automatisch die Pause ab. Ein Tag ganz ohne Stempel an einem Soll-Arbeitstag wird automatisch als „Unvollständig“ markiert – nichts fällt mehr unter den Tisch, weil jemand vergessen hat, sich abzumelden.

Stundensätze, die direkt in die Kalkulation wirken. Das ist der Punkt, an dem sich Personalplanung im Handwerk und Kalkulation normalerweise komplett auseinanderentwickeln. In BauSuite ist die Tabelle „Stundensätze“ exakt dieselbe Personal-Stammdaten-Tabelle wie in BauKalk – eine Änderung hier wirkt sofort dort. Zusätzlich lässt sich ein Verrechnungssatz je Qualifikationsgruppe hinterlegen, sauber getrennt vom internen Kostensatz für die Nachkalkulation. Kein doppeltes Pflegen, keine veralteten Stundensätze in alten Angeboten.

Personal-Controlling statt Bauchgefühl. Für einen frei wählbaren Zeitraum siehst du Produktivitätsquote, Überstunden- und Zeitkonto-Saldo, Soll/Ist-Abweichung aus der Lernenden Datenbank, Krankheitstage und Resturlaub – bei Bedarf auch zwei bis drei Mitarbeiter direkt im Vergleich.

Was das für deinen Betrieb konkret bedeutet – in Zahlen

Nimm die 596 Bürokratie-Stunden pro Jahr aus der HWK-Dresden-Studie als Ausgangspunkt. Ein spürbarer Teil davon – Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung per Zettel, doppelte Pflege von Stundensätzen in Excel und Angebot – fällt weg, wenn diese Prozesse an einer Stelle laufen statt an vieren. Bei einem Betrieb mit 10 Mitarbeitern und einem kalkulatorischen Chefstundensatz von 60 € reden wir schnell über einen vierstelligen Betrag im Jahr, den du nicht mehr in Verwaltung, sondern wieder in Aufträge stecken kannst.

Der zweite Hebel ist noch wichtiger, wenn man sich die Vakanzzeiten von 280 bis 300 Tagen im Bauhandwerk vor Augen hält: Jeder Mitarbeiter, den du wegen schlecht koordinierter Urlaubsplanung oder einer verpassten Krankmeldung nicht optimal einsetzt, ist faktisch so teuer wie eine unbesetzte Stelle, die du monatelang nicht nachbesetzt bekommst. Personalplanung im Handwerk ist damit kein Verwaltungsthema mehr, sondern direkt Kapazitäts- und Umsatzthema.

Für wen sich das lohnt

BauSuite ist gebaut für Betriebe zwischen 3 und 30 Leuten – genau die Größe, in der Excel-Listen nicht mehr reichen, ein großes ERP-System aber völlig überdimensioniert wäre. Aktuell läuft BauSuite in der Pilotphase, wir suchen Betriebe, die das Personalmanagement zusammen mit Kalkulation und Planung in der Praxis testen wollen.

Häufige Fragen zur Personalplanung im Handwerk

Was kostet eine Software für Mitarbeiterplanung im Handwerk?
Hängt von Betriebsgröße und Funktionsumfang ab. Reine Excel-Vorlagen sind kostenlos, kosten dich aber Zeit und sind fehleranfällig. Spezialisierte Tools für kleine Betriebe koppeln Personalplanung direkt an Kalkulation und Planung, statt eine isolierte HR-Lösung zu sein – das spart auf Dauer mehr, als die Lizenz kostet.

Gibt es eine kostenlose Mitarbeiterplanung-App für Handwerksbetriebe?
Für die reine Diensteinteilung ja, meist als abgespeckte Version größerer Kalender-Tools. Sobald aber Urlaub, Zeiterfassung, Qualifikationen und Stundensätze zusammenspielen sollen, stoßen kostenlose Lösungen schnell an ihre Grenzen.

Wie plant man Personal auf mehreren Baustellen gleichzeitig?
Am zuverlässigsten mit einer zentralen Datenbasis, in der Abwesenheiten automatisch in der Einsatzplanung sichtbar werden – manuell abgeglichene Excel-Tabellen sind in der Praxis die häufigste Fehlerquelle für Doppelverplanung.